O Atendimento Telefónico deixa transparecer a nossa disposição.
Acreditar que o telefone é um escudo gera má comunicação.
Não deixe que a educação fique na barreira telefónica. Por outro lado, algum tipo de desorganização pode dar má imagem e prejudicar a conversação, pois quem está do outro lado vai interpretar as suas hesitações, os seus compassos de espera como má preparação, má informação, mau profissional e, em último caso, gera desconfiança na empresa.
Deixamos algumas dicas que usamos em qualquer conversação presencial mas que, por vezes, nos esquecemos ao telefone.
- Utilizar as regras da boa educação ajuda a tornar a comunicação mais efectiva e a oferecer um atendimento telefónico mais satisfatório a quem está do outro lado.
- Perguntar o nome da pessoa com quem estamos a falar e tratar a pessoa pelo nome.
- Tenha sempre papel e caneta perto de si, assim pode apontar informações úteis para evitar esquecimentos, perguntas repetidas e irritações desnecessárias.
- Reúna toda a informação necessária para o seu telefonema. Com isso evita repetir telefonemas, perder tempo e dinheiro.
- Se necessário, peça ao interlocutor ou cliente para aguardar um pouco. Explique que irá reunir toda a informação necessária ao correcto tratamento do telefonema.
- Quando efectua um telefonema, é natural que não consigo logo chegar a quem precisa. Prepara uma mensagem objectiva e clara sobre a razão do seu telefonema para que o interlocutor possa retornar a chamada.
- Se estiver com várias tarefas entre mãos, lembre-se que quem lhe ligou não sabe disso. Explique a situação de forma educada e ofereça-se para retornar a chamada mais tarde.
- Se durante uma chamada tem que pedir ao interlocutor para aguardar em linha, informe-o do compasso de espera e, caso a espera se prolongue, tire uns segundos para reforçar que a chamada ainda está em linha e que não foi esquecida.
- Ao terminar uma chamada, seja igualmente cortês. A gradeça a chamda. Garanta que tratará do assunto. Aguarde uns segundos antes de desligar o telefone.
Se prefere complementar o atendimento telefónico do assistente da sua empresa, a espera telefónica personalizada é a solução que procura.
Saiba mais aqui: http://www.voxmedia.pt/espera_telefonica_personalizada.php